【特別企画】企業のIT武装を推進する グループウェア導入実践ガイド

現代企業にとって不可欠の情報インフラ Webグループウェア(前編)

企業にとって情報資産の管理と活用は、厳しい現代社会を生き抜く生命線といえる。
経営の根幹をなす部門やプロジェクトチームにおいて、情報の共有と有効活用を促進するにはどうすべきか･･･。
現在、多くの企業が、情報武装のためのツールとして、グループウェアの導入を検討し、実践している。

グループウェアとは、ネットワーク上で複数の人間が情報を共有し、共同で作業を行える環境を構築することを目的に構成されたソフトウェアの総称である。基本的な機能としては、利用者間でカレンダーを共有できるスケジューラーや、複数の利用者間での打ち合わせが行える電子会議室の機能をはじめ、不特定多数の利用者に様々な情報を公開する掲示板、利用者間で情報をやり取りできる回覧板や伝言メモの機能などがあげられる。これらの機能を、ネットワーク上で有効に活用することで、情報の共有化や情報伝達の迅速化、さらには、企業の生産性を高めることが可能となるのである。

高度に情報化された現代社会を生き抜く企業にとって、最も重要な課題といえば、IT戦略をどう立案し、どう効果的に活用していくかだろう。それらの企業がIT戦略を打ち立てていく中で、社員・従業員の利用頻度が最も高く、投資に見合うだけのIT効果が期待できるのが、グループウェアの導入であるといえる。なかでも、企業の各部門・部署やグループ、特定のプロジェクトのメンバー同士で、スケジュールやプロジェクトの進捗状況、技術情報や顧客情報など、様々な情報の共有を実現してくれるWebグループウェアは、現代企業にとって、不可欠な「情報インフラ」ということができるのだ。

サイボウズ サイボウズAG ver 1.2 エージェント指向のグループウエア http://cybozu.co.jp/ 定番グループウェア「サイボウズ AG」シリーズの新バージョン。従来版「サイボウズ AG」で採用された、「エージェント＝ビジネスの過程で発生する膨大な情報を整理して、最適なタイミングで利用者に提供する仕組み」の概念をより進化させ、あわせて、150カ所以上もの改良が加えられている。グループウエアを使う、すべてのメンバー同士での情報共有と活用が、より簡単に行えるように生まれ変わっているのが特徴だ。 トップページを大幅に改良。アイコンメニューの採用やグループの週表示も可能となった 従来のトップページは、当日のスケジュールと新着情報を表示する設定であったが、新バージョンでは、グループも含めて週間スケジュールを表示できるように、トップページの表示を変えることができるようになっている。個々のアプリケーションの垣根を取り去り、自分にかかわる新着情報、メンバーの状況、仕事の処理履歴をまとめて表示するため、個人やグループでの仕事をスムーズに進めることが可能だ。また、個々のメンバーのスケジュールから最近発信した情報まで、関連情報が一目でわかる「個人ビュー」や誰がメッセージを読んだか一目で確認できる「メッセージの確認機能」などの機能も追加され、使用する人のワークスタイルに合わせて、使いやすく設定できるようになっている。 従来バージョンから定評のある直感的なユーザーインタフェース。マニュアルをほとんど見なくても誰でも簡単に操作できる さらに、初心者でも簡単に使いこなせるようにチュートリアルムービーを表示してくれる機能や、ブラウザを立ち上げていなくても重要な情報を教えてくれる「AG リマインダー」を追加。個々の機能を意識することなく、シームレスに連携させることが可能で、ビジネスに関わるあらゆる情報を、誰でも簡単に活用できる優れた操作性も魅力といえるだろう。 会社名●サイボウズ 問い合わせ先●03-5805-9011 または contactus@cybozu.co.jp 価格●10ユーザー：68,000円〜200ユーザー：728,000円

現代企業にとって不可欠の情報インフラ Webグループウェア(後編)

Webグループウェアの最大の特徴は、クライアント側に専用ソフトが必要ないことである。つまり、Webページを閲覧するのに普段から利用しているWebブラウザさえあれば、インターネットで利用されている標準的な技術をベースとした、スケジュール、掲示板、回覧板、電子会議室といった、様々な機能を利用できてしまうのだ。しかも、Webグループウェアは、他のネットワークシステムと比べると、それほど巨額な投資を必要とするものではない。比較的、少ない投資で、企業の部門や部署、プロジェクトチームのIT武装を可能として、また、情報の効率的な利用を実現してくれる秘密は、そこにある。

ただし、Webグループウェアを導入しても、メンバーがしっかりと利用できなければ、導入したことの意味は半減してしまう。そのため、Webグループウェアを導入する際には、まず、その部門や部署、グループなど組織に属する全ての人間が、日常的に利用できる「使いやすさ」を第一に考慮すべきである。あわせて、扱う情報の種類や利用者個人の使い勝手、ワークスタイルにあわせて、自由にカスタマイズできるといったフレキシビリティも、グループウェア導入の際の選択の決め手になる。

現在、各社からグループウェアがリリースされているが、その多くは、単に「機能が多い」だけで「使いにくい」のが現状である。しかし、多機能であることと、使いやすさは、決してトレードオフの関係ではない。今回、ここに紹介したWebグループウェアは、どの製品もWebグループウェアとして活用するのに十分な機能を備えながらも使いやすいのが魅力である。Webグループウェアを選択する際のポイントである「多機能で使いやすい」を実現した製品である。

NEO JAPAN Inc. desknet's 多彩な機能と使いやすさを追求したグループウェア http://www.desknets.com スケジューラーやウェブメール、ToDoなど、全20機能を備えた「desknet's」。「使いやすさ」を追及したグループウェアである。導入実績も10,000社を突破し、利用者の声を反映させながら、さらに洗練されたグループウェアへと進化を続けている。スケジュールと設備予約を連携させて、人と設備のスケジュールを一元登録するなどの機能連携、グループごとのアクセス権の設定など、利用環境に応じて最適なパフォーマンスを提供してくれる。 ポータル画面。新着情報、メイン、その他の機能の3段構成で、フセンも表示 「desknet's」の特徴は、まず、トップ画面にある。利用者が、スケジューラー、ウェブメールなど、各機能の表示・非表示を選択できる機能的なポータル画面と、各機能をアイコンで表示し、直感的な操作を可能としたアイコン画面の二通りのトップ画面を選択可能。携帯電話などモバイルからのアクセスやナローバンド環境での利用を考慮し、レスポンスを優先したダイエット画面も用意されている。それぞれの機能画面は、「メニューウィンドウ」、「メインウィンドウ」、「サブウィンドウ」の3画面で構成され、たとえば、スケジューラーの場合、メインウィンドウで当日のスケジュールを確認しながら、サブウィンドウにカレンダーを表示させ、月間予定を確認することも可能。あわせて、メニューウィンドウからToDoなどの使いたい機能にも素早くジャンプできる。 モバイルでのアクセスに対応した「ダイエット画面」。テキストのみ表示でナローバンドでも利用しやすいように工夫されている その他にも、伝言やメールなどの新着を知らせてくれる通知アイコン機能、忘れてはならない会議やスケジュールの内容をフセンだけでも表示できるフセン機能など、多彩で、かつ使いやすい機能が盛り込まれている。 会社名●ネオジャパン 問い合わせ先●03-5786-0511 価格●スタンダード版(20機能)：39,800円(5ユーザー)〜998,000円(無制限ユーザー)／ライト版(スケジュール、設備予約、伝言・所在、インフォメーション、回覧版の5機能)：95,000円(50ユーザーのみ。50ユーザー以下、機能追加不可)

アクセス制限などセキュリティ機能の重要性

また、Webグループウェアを導入する際には、インターネットで利用されている標準的な技術が利用されていることから、セキュリティについても考慮しなければならない。企業の部門、部署、グループで情報共有を実現するということは、裏を返せば、メンバーの誰しもが重要な情報にアクセスできるということになり、そこから情報が外部に漏洩してしまう可能性があるということである。そのため、最近のWebグループウェアでは、アクセス権の設定やアクセス制御の機能を標準的に備えている製品が数多く見られるようになった。企業内で情報を共有しながらも、重要な情報にアクセスできる人間を制限することで、情報漏洩を抑止するという機能である。情報が企業の最重要な資産ともなる現代社会においては、Webグループウェアを導入する際に、このセキュリティ機能はもちろん、Webグループウェアがどのような情報管理機能を備えているかについても、十分に配慮して選択すべきである。

企業にとって必要な情報を、必要なときに、必要なメンバー間で共有し、活用することを可能としてくれる、Webグループウェア。企業の情報の流れを効率的に管理することで、企業の生産性を高め、厳しい競争に勝ち残るための「情報力」を強化してくれる。現代の企業にとって、重要な「ライフライン」ともいえるWebグループウェアの導入を検討してみてはいかがだろうか。

アイサンテクノロジー みんなでオフィス 導入してすぐ使える簡単グループウェア http://www.aisantec.co.jp/ 測量設計・建設・土木専門のシステムメーカー・アイサンテクノロジーが、これまで培ってきたWeb技術を活用して開発したWebグループウェア。パソコンを使用することに不慣れなユーザーでも、簡単に使いこなせることを基本コンセプトとし、導入から活用まで、専門的な知識を必要とせず、企業における部門・部署、プロジェクトグループなど、組織のIT化を少ない投資で効果的に実現できるのが魅力だ。あわせて、パソコンのヘビーユーザーでも満足できる、充実のグループウェア機能を備えているのが特徴といえる。 トップ画面では、スケジュールや伝言メモの新着情報、未完了の仕事などを確認できる 測量設計・建設・土木専門のシステムメーカー・アイサンテクノロジーが、これまで培ってきたWeb技術を活用して開発したWebグループウェア。パソコンを使用することに不慣れなユーザーでも、簡単に使いこなせることを基本コンセプトとし、導入から活用まで、専門的な知識を必要とせず、企業における部門・部署、プロジェクトグループなど、組織のIT化を少ない投資で効果的に実現できるのが魅力だ。あわせて、パソコンのヘビーユーザーでも満足できる、充実のグループウェア機能を備えているのが特徴といえる。 　機能的には、スケジュールや伝言メモをはじめ、わざわざメールソフトを使わなくてもメール送信ができる社内メールや回覧板、ワークフロー、予約機能、掲示板、ToDoリストなど、グループウェアとして充分な全16機能を標準搭載。スケジューラーでは、公開と非公開の設定が可能なため、オフィシャルとプライベートのスケジュールを一括して管理できるほか、他のメンバーの空き時間も見られるので、会議、各種行事などの日程を決めるのに有効に利用できる。また、回覧板やワークフローなどで、新着情報があった際には、あらかじめ指定したメールアドレスに通知してくれる機能も備えている。リアルタイムに情報を閲覧することが可能となり、重要な情報をタイムリーに共有することで業務効率の向上を強力にサポートしてくれる。 スケジュールは、「自分のみ」、「全員」、「部署」ごとに表示を切り替えられる。もちろん、年間、月間、週間、当日の表示も可能 その他にも、実際に使用する人のワークスタイルに合わせて、必要なメニューのみ表示させることができるなど、自分だけのグループウェアとしてカスタマイズできる機能も備えている。導入してすぐに使えるグループウェアといえるだろう。 会社名●アイサンテクノロジー 問い合わせ先●052-950-7500 価格●28,800円（5ユーザー）〜

三菱電機インフォメーションシステムズ ProWebRabbit 優れた情報管理機能を持つグループウェア http://www.mworld.jp/ スケジュールや掲示板など全9機能というシンプル設計でありながら、高いセキュリティ性能で社内の機密情報をしっかり管理できる、新発想のWebグループウェア。「組織」、「役職」、「グループ」の3つを組み合わせて、会社の組織形態に応じた柔軟なアクセス権の設定が可能。もちろん、組織だけでなく個人単位によるグループ設定も行えるので、より堅牢でセキュアな体制を構築し、活用できる。 「MAIN MENU」にカーソルを当てると、自動的に各メニューがプルダウンで表示される 必要な情報を、必要な人のみで閲覧可能とする機能をはじめ、情報の内容に応じて、社内の部門や部署、役職によってアクセス権を設定できる。参照できる情報を分けることにより、社内からの情報漏洩の抑止に効果が期待できる。また、グループで登録されたスケジュールや個人スケジュールが変更、更新された場合には、メッセンジャーの通知画面がポップアップで、知らせてくれる。グループやメンバー同士で、重要な情報を見逃すことを防止し、効果的な情報共有を実現してくれる。 導入した企業の現状の組織構成に応じて、柔軟に利用者グループ、アクセス権を設定できるのが特徴。現場で役立つ機能が盛り込まれている 一方、高い情報管理機能を備えながらも、操作性に優れ、利用する誰でもが簡単・手軽に使いこなせるように工夫されているのも魅力だ。マウスによる操作環境が実現されており、各種操作メニューの選択もプルダウン式で操作できるほか、スケジュールの登録も、「線を引く」ような感覚で、マウスのドラッグ操作で登録できる。画面構成も変更できるので、作業環境や利用者のワークスタイル、ニーズに合わせて、フレキシブルに使いやすく画面をカスタマイズ可能。高度な情報セキュリティ機能と使いやすい操作性が魅力の、Webグループウェアといえるだろう。 会社名●三菱電機インフォメーションシステムズ 問い合わせ先●03-5445-7635 価格●標準版(50ユーザー)：198,000円、標準構成追加50ライセンス：140,000円