グループウェアでオフィスが、シンクロ。 三菱電機インフォメーションシステムズ(株) http://www.mworld.jp/jp/catalog/proweb /prowebcata.html sales@mworld.jp

「お客さんが来ているのに、課長の予定がわからない！」「仕事の引き継ぎがないまま担当者が出張に行っちゃった！」「2日前に回した稟議書がまだ戻ってこない……」こんな事態がオフィスで起こった経験はないだろうか？　こうした事態の多くは、オフィス内でのコミュニケーション不足と紙をベースにした旧来の業務システムが原因となっていると考えられる。せっかく1人1台のコンピュータとネットワークがあるならば、もっと「効率的に」情報共有できるのでは？　と考えるITマネージャは多いだろう。

グループウェア選びのポイントとは？

	情報の更新をリアルタイムに伝えるメッセンジャー。これなら「自分だけ見ていなかった」ということも少なくなる

　オフィス内の情報共有を実現するための手段として、グループウェアはすでに必須のツールとなっている。グループウェアを簡単にいえば、システム手帳をオフィスのメンバー全員で共有するようなイメージである。たとえば、スケジュールやアドレス帳などをオフィスの各メンバーに公開することで、行き違いや通知の漏れなどをなくすことができる。さらにグループウェアには、会議室や部内の設備等の利用を予約するための「会議室予約」や、お知らせや連絡事項を一斉に伝える「掲示板」、上司の承認が必要な稟議書を回覧するための「ワークフロー」などの機能も搭載されている。これらの機能はインターネットを使うのと同じWebブラウザから簡単に操作できる。そのため、ITやパソコンに対してアレルギーを持つユーザーであっても十分利用が見込める。しかも導入効果がわかりやすい。

　しかし、こうしたグループウェアを選択する際は、注意しなければならない点がいくつかある。まずは「セキュリティ」である。いくら情報を共有するとはいえ、オフィスにはオフィスのセキュリティがあり、各ユーザーによって見てよい情報、見てはいけない情報が決まっているはずだ。そのため管理者が参照できる情報をきちんとコントロールできる仕組みを製品が持っていなければならない。

　2つ目は「企業組織とのマッチング」である。現在、多くのWebグループウェアは、比較的小規模で、フラットな組織構造での利用を前提としている。そのため、組織間の連携に乏しく、サーバも部署の数だけ必要になる。しかし、実際の企業は1つの部課で動いているわけではない。そのため、企業ごとの組織体系を反映できるグループウェアでなければ、効率よく情報が管理できないだろう。

現状の組織にあわせて、ユーザーのグループ化やアクセス制御を行なえるというのがProWebRabbitの大きな特徴。ユーザーやグループ、役職などを単位に管理者、書き込み、参照などのアクセス権を与えることができる

	社員の所在や在席を確認する行き先案内板。分ごとに指定する自動更新機能が付いているので、ProWebRabbitにアクセスすれば直近の社員の所在がすぐにわかる

　そして忘れていけないのは「ユーザビリティ」。つまり、使い勝手である。先ほどは「システム手帳」の例を出したが、実際スケジュールや掲示板は日常的に使うことになるため、使い勝手が悪ければ誰も書き込んでくれないことになる。

　三菱電機インフォメーションシステムズの最新グループウェア「ProWebRabbit」は、既存のグループウェアの基本機能はもちろん、セキュリティ、企業組織とのマッチング、使い勝手といった部分もきちんとサポートしている。たとえば、セキュリティに関して言えば、パスワードの暗号化はもちろんのこと、ユーザーや管理者、部署などを単位に情報へのアクセスをきちんと制御できる。また、企業の組織形態をそのままグループウェアにマッチングすることも可能だ。つまり、社長室の下に秘書室があるとか、営業部の下に３つの課があるといった形態もグループウェア上で実現できる。また、使い勝手に関しても、マウスでドラッグすることで時間の指定が行なえる「スケジューラ」や、他の人が設定したスケジュールや、回覧板の到着をリアルタイムに通知する「メッセンジャー」などユニークな機能を搭載している。

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