グループウェアで、シンクロナイズド・オフィス。 三菱電機インフォメーションシステムズ(株) http://www.mworld.jp/jp/catalog/proweb /prowebcata.html sales@mworld.jp

オフィス内の情報をスピーディに、確実にメンバーに行き渡らせる。「グループウェア」の導入メリットは、まさにそこにある。どんな組織でも、どんな勤務形態でも、きわめて重要かつ煩雑なのが、メンバー間での情報のやりとりとその管理。その情報の流れと伝わり方を劇的に改善するツール、「グループウェア」を上手に利用することで、メンバー全員がつねにシンクロし、業務全体の効率アップが約束される。

みんなが同じ情報を共有する

　オフィスで働く限り、われわれはさまざまな人とコミュニケーションをとらなければならない。そのため、重要な情報を載せる掲示板や、社員各自の予定を一目で確認できる行先案内板がどの会社にも存在する。上司に承認を受けるための稟議書や、複数のユーザーが同じ情報を回し読みする回覧板といったものもこういった類のコミュニケーション手段である。

	社内の部や課といった階層構造を、グループウェアのグループとして定義できる

　「グループウェア」とは、簡単に言えば、こうしたオフィスでのコミュニケーションをパソコンとネットワークによって実現するものだ。グループウェアの画面にオフィス内の誰かが情報を書き込めば、すぐにほかのメンバーと共有される。それはたとえば、競合する商品の売り上げ情報だったり、顧客の嗜好調査の結果といった営業業務に直結する情報かもしれない。また、会社の人事やビルの停電に関する情報、あるいは新しい取引先の連絡先や担当者の名前といった情報の場合もある。

　こうした情報の共有は、今まで紙をベースに行なわれるのが普通であった。しかし、グループウェアを導入すれば、それをよりスピーディに、しかも確実に行なうことができる。どんな組織形態でも、勤務形態でも、オフィス内のメンバーが知るべき情報をいち早く、「シンクロ」できるのがグループウェアの最大のメリットである。会社でパソコンが一人一台という環境になった現在、こうしたグループウェアの活用が、ビジネスを成功に導く大きな鍵の一つであると言ってよいだろう。

ドラッグするだけで入力可能なチャート式のスケジュール。手書き感覚で予定を書き込むことが可能だ

なにを基準に選べばよい？

	情報の更新をリアルタイムに伝えるメッセンジャー。これなら「自分だけ見ていなかった」ということも少なくなる

　通常グループウェアには、アドレス帳やスケジュールといったシステム手帳のような機能のほか、掲示板や回覧板、メールといったコミュニケーション機能などが搭載されている。

　現在、各社から出ているグループウェアを見ると、導入のしやすさや価格などをうたう製品が多いが、実はオフィスですぐに実用として使えるという製品は決して多くない。これからのグループウェアは単に「情報を共有する」以上の機能が求められているのだ。

　まず、初心者ユーザーのことを考えれば、使い勝手や入力のしやすさは必須のポイントである。また、意外と見落とされがちだが、セキュリティ対策も重要だ。たとえば、管理職にしか見せたくない情報が一般社員からもアクセス可能では、誰も安心してグループウェアを使えない。ビジネス現場でのフル活用を想定したとき、「情報を管理しながら共有する」という視点が大切になってくる。