インターネット経由で“どこでも”“簡単に”活用できる！ インターネット・グループウェア『HotBiz』 アドミラルシステム http://www.hotbiz.jp/ 048-240-2111

豊富に用意された『HotBiz』の機能群

	『HotBiz』のトップ画面。ここに表示する情報は各ユーザーが自由に設定できるほか、カラー設定も変更可能。見やすいレイアウトにカスタマイズして、情報流通の効率化を図ろう

　それでは、『HotBiz』に実際に装備されているさまざまな機能を見ていこう。『HotBiz』が提供する主な機能は、

1. カレンダー方式で、個人や部署／社全体のスケジュールを管理・閲覧できる“予定表”
2. 在席、外出、出張など、各スタッフの所在が即座に確認でき、不在者への伝言を簡単に伝達できる“伝言所在”
3. Webブラウザ上でメールの送受信が可能な“メール ”
4. 社内／部内スタッフに連絡したい事項を、テーマごとに分類して書き込める“掲示板”
5. オンラインで各テーマをじっくり議論できる“会議室”
6. 各プロジェクトの進捗確認や問題点、全体の管理や状況といった情報を共有できる“プロジェクト”
7. “実行しなければならないタスク”のメモを付箋紙感覚で書き出し、蓄積できる“To Do”
8. 施設・設備の予約と管理をオンラインで行なう“設備予約”
9. データファイルをサーバー上に蓄積し、データの共有を図る“キャビネット”
10. 各種連絡先をグループで一元管理して共有する“連絡先”
11. 各種書類の申請から承認までをオンラインで行なう“ワークフロー”
12. 情報伝達と周知を徹底する、既読確認機能を持った“回覧板”

という合計12種類。グループウェアに求められる“情報のオンラインでの共有、流通”のための機能がすべて網羅された内容となっている。もちろん、全機能が“どこからでも”“簡単に”利用でき、ファイル共有機能“キャビネット”以外はすべてiモードでの閲覧と更新に対応している。

カレンダー方式で、個人や部署／社全体のスケジュールを管理・閲覧できる“予定表”

オンラインで各テーマをじっくり議論できる“会議室”。会議室と掲示板はファイル添付機能も持つ

情報伝達と周知を徹底する、既読確認機能を持った“回覧板”

　さらに、

• 予定表
• 伝言所在
• 掲示板
• 会議室
• ワークフロー
• 回覧板

については、次に紹介する“HotBizメッセンジャー”と連携することで、より便利な使い方が可能になる。

『HotBiz』だけのユニークな機能
“連絡”と“通知”が便利な“HotBizメッセンジャー”

	簡易メッセージ送受信機能の“HotBizメッセンジャー”。送信相手を選択しメッセージを入力すると(画面左)、リアルタイムに相手にメッセージが配信される(画面右)。会話代わりのコミュニケーションツールとして最適な機能だ

　『HotBiz』のビジネスプランには、“HotBizメッセンジャー”という機能が追加される。これは、Javaを使った簡易メッセージ送受信機能で、特定の相手とチャットに似た感覚でのリアルタイムな文章を行なうものだ。このような簡易メッセージング機能はさまざまなサービスが登場しているが、グループウェアの機能として標準で組み込んだのは『HotBiz』が初めてである。1メッセージは4KBまでで、同報通信機能で複数人宛てにメッセージを送ることもできる。送受信の制御は『HotBiz』のサーバーが行ない、インターフェースには『HotBiz』の他の機能と同様にWebブラウザを用いるので、別途アプリケーションやサーバーなどを用意する必要はない。そのため、オープンなメッセンジャーと異なり、HotBizメッセンジャーはグループ内専用のサービスなので、グループと無関係な第三者が割り込んでくることは一切なく安心・快適に利用できるのも大きな特徴だ。

　また、このHotBizメッセンジャーには、前項でも述べたとおり、『HotBiz』の他の機能と連携し、

• “予定表”に登録された予定時間を通知
• “To Do”に設定された締め切り時間を通知
• “予定表”“伝言所在”“掲示板”“会議室”の新規情報投稿を通知
• “ワークフロー”の未処理申請の回覧されてきたときや、申請結果が出たことを通知
• “回覧板”に新規の回覧板が回ってきたことを通知

といった“通知アラーム機能”を装備している。このアラーム機能を使うと、新着情報が到着したり、予定の時刻がやってきたときに、着信通知音とポップアップウィンドウで知らせてくれる。また、メッセンジャーだけでなくメールでも通知してくれるので、メッセンジャーを起動していないときでも安心だ。
　グループウェアを使って情報の流通を促進しようとしても、せっかくの新着情報を見落としてしまったら意味がない。この通知機能を最大限利用して、最新情報の見落としをシャットアウトしよう。

“HotBizメッセンジャー”の便利な機能の一つが“通知アラーム”。予定の時刻の通知から申請書類の結果が届いた報告まで、『HotBiz』の各機能と連携して、さまざまな情報の着信を知らせてくれる

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