日本赤十字社

文書の共有を紙からデータへ移行　サイボウズOfficeのイントラネットシステム

各部署と要件を検討しシステム構築を自前で行なう

　中央血液センターの社内文書の配布は今まで紙が中心で、総務課が文書の管理や配布を行なっていた。一口に社内文書といっても、事務通達や業務書類など一般企業でも扱われる文書のほかに、医療関係の技術情報や記事、論文、学会発表など、扱う内容は多岐に渡っている。この中には、たとえば血液の取り扱いや肝炎の情報など業務にとって重要なものも含まれている。

　こうした文書を総務課が一括管理し、適切な部署に配布していくという作業は大きな負担となっていた。また、再利用性や検索性の欠如といった紙としての限界にもやはり突き当たった。そのため、こうした文書共有システムを含むイントラネットの導入の検討を開始した。

　実際、昨年(1998年)の9月くらいから具体的な計画がもちあがり、データセンターの管理課、総務課などを中心に8人程度のプロジェクトが組まれた。「まず、やったのは社内のネットワークがどこまで到達しているかを確認すること。そして、部署で何台のクライアントマシンが必要か、あるいはケーブルやネットワーク機器をどれだけそろえればいいか、というネットワーク全体の把握でした。現在と比べれば、当時でも社内LANのインフラは7割くらいは完成していましたので、このネットワークを拡張する形でスタートすることにしました。」（日本赤十字社中央血液センター　村氏）ということで、実際に足で各部署をまわり情報収集を行なった。システム要件は、各部署との協議によって決定され、ケーブリングやマシンの設置等の実作業もプロジェクトや各課が人材を出しあって行なわれた。計画から構築まで、外部のメーカーや業者等の手は一切借りず、また社内の情報システム部門が一方的に計画・構築したわけでもないという。

　各部署との要件や運用方法等の協議は、構築当初から随時行なわれた。もともと社内LAN環境では、Windows PCやPC UNIXが利用されている一方、検査／製剤／研究など技術系の部門では古くからMacintoshが利用されていた。こうしたさまざまなクライアントから、システムが利用できるようにする必要があったわけだ。この要件から、Webブラウザから利用でき、安価なWebグループウェアの導入に白羽の矢が立った。

　Webグループウェアの選択は、「最近はフリーウェアのWeb掲示板なども多いのでこれらも検討したが、ユーザーインターフェイスがこなれたものがなかった。サイボウズOffice選択の理由は、やはり一番先に目にはいったというのが大きいが、ユーザーインターフェイスが洗練されている点やCGIでどのプラットフォームでも同じように動作する点、そして商用できちんとサポートが受けられるという点も選択の理由だった」（村氏）という。サーバ環境がBSD OS＋Apacheということで、BSD OSでの動作が可能な点も、選択の理由になったそうだ（ただしサイボウズでの動作確認は行なわれていない）。

　最終的にはWindows PC、Macintoshあわせて合計50台程度のPCの新規購入が決定し、計80台程度規模のネットワークになった。「米国でちょうど1000ドルPCがもてはやされた時期で、日本もデスクトップPCがかなり価格的に魅力的になってきた時期でした」（村氏）ということで、価格重視でWebブラウザが快適に利用できる程度のスペックのPCを一括購入した。Windows PCは従来からもWindows 95マシンが利用されていたが、各部署への拡充を求める声が高かったという。また、Macintoshを利用する技術系の部門にも、iMacを数台導入したとのことだ。

(アスキーNT／イビサ)

• Introduction
• 社内の情報共有にWebグループウェアを活用
• 各部署と要件を検討しシステム構築を自前で行なう
• 不必要なスペックや機材を排し低価格にこだわったシステム
• 紙の文書をDocuWorksでデータ化
• まとめ