日本赤十字社

文書の共有を紙からデータへ移行　サイボウズOfficeのイントラネットシステム

社内の情報共有にWebグループウェアを活用

　日本赤十字社中央血液センター（以下中央血液センター）では、社内公開文書を紙からデータに移行し、各部署のPCからWebブラウザを使って利用できるようにしている。文書をWebで共有するための仕組みとして利用しているのは、Webグループウェア「サイボウズOffice」の掲示板だ。ファイル形式は、富士ゼロックスのDocuWorksのフォーマット（後述）で統一されており、添付ファイルとしてサイボウズOfficeの掲示板にポストされている。ユーザーは各部署のPCからWebブラウザを使って、それらの文書の検索や参照が行なえる。

画面1　サイボウズOfficeでは、スケジュール、掲示板、施設予約などが現在使用されている。トップページには社屋の写真や社名などが加えられている

　また、サイボウズOfficeのスケジューラや施設予約も導入されている。共有スケジュールには、行事やトップの予定等が掲載されており、一方施設予約は会議室の予約システムとして機能している。

画面２ サイボウズOfficeでは掲示板のグループ化やアクセス制御も可能だ。基本的にはすべて公開情報なので、情報系ネットワーク内のどこからでも利用できる

　本格運用はまだ開始されたばかりだが、各部署での利用度はすでに高い。実際に見せてもらったが、スケジューラや施設予約も数多くの書き込みが行なわれており、情報共有システムとして有効に活用されているようだ。

(アスキーNT／イビサ)

• Introduction
• 社内の情報共有にWebグループウェアを活用
• 各部署と要件を検討しシステム構築を自前で行なう
• 不必要なスペックや機材を排し低価格にこだわったシステム
• 紙の文書をDocuWorksでデータ化
• まとめ